CONTRATACION DE SERVICIOS LOGÍSTICOS

En la definición dada anteriormente de “operador logístico” se indicó que actúa “por encargo de su cliente”. Esto implica el establecimiento de un vínculo jurídico entre el operador y el cliente/propietario de los bienes y que especifica que la función logística le es encomendada al primero por parte del segundo, es decir, el cliente externaliza o subcontrata esta parte de su ciclo de negocio.

Al externalizar parte del negocio bajo responsabilidad de un tercero, surge un serie de riesgos que hay que administrar convenientemente, tales como; retrasos en la entrega de las mercancías sobre el tiempo pactado, pérdidas de mercancías, deterioro en el transporte, etc. Por ello resulta altamente recomendable hacer una correcta elección de la empresa a la que se va a contratar y, una vez realizada la elección, y pactados los emolumentos es conveniente legalizar lo pactado y no hay nada mejor forma que plasmarlo que un contrato por escrito.

La legislación internacional en referencia al operador logístico está desarrollada y en algunos casos muy consolidada. No obstante y ante la dificultad de regular todos los aspectos o contingencias que puedan suceder en este tipo de operaciones –así como por la dificultad que entraña para el exportador o para el importador la comprensión completa de un sistema tan complejo- hace que las partes firmantes del contrato deban prestar especial atención para evitar errores que deriven en consecuencias indeseables.

Especial atención hay que tener en todo aquello relativo al régimen de responsabilidad del operador; estableció en virtud de la legislación aplicable al contrato, de tal forma que los derechos y obligaciones de cada parte queden perfectamente definidos y se articulen los mecanismos necesarios para el buen control y gobierno de la relación.

De esta forma y a pesar de que, debido a las innumerables actividades que el operador logístico puede realizar para el usuario, es muy difícil establecer un contrato modelo o tipo que se ajuste a cualquier operación, se  expone seguidamente un contenido mínimo que debería integrarse en todo contrato logístico.

1)       Las partes intervinientes.

2)       Objeto del Contrato.

3)       Duración del Contrato.

4)       Forma de pago.

5)       Tarifas de dirección.

6)       Incentivos a la productividad.

7)       Revisión de los precios.

8)       Presupuesto.

9)       Facturación.

10)   Seguros.

11)   Niveles de Servicios.

12)   Reconversión del personal actual.

13)   Contratación del personal del operador.

14)   Seguimiento y control.

15)   Introducción de cambios en el sistema.

16)   Cláusulas de exclusividad y de confidencialidad.

17)   Limitación de la responsabilidad del operador.

18)   Condiciones para la rescisión del contrato.

19)   Arbitraje y jurisdicción.

20)   Validez del contrato.

ANEXOS:

ü  Descripción exhaustiva del nuevo sistema logístico.

ü  Método para la determinación del importe correspondiente a cada periodo de facturación.

ü  Niveles de servicio de cada operación.

ü  Informes periódicos: contenido de cada uno de ellos.

De forma más pormenorizada se pueden analizar de la siguiente manera:

Operador y usuario: Si algo resulta característico del contrato de prestación de servicios logísticos es, precisamente, la colaboración entre operador de servicios logísticos y el usuario de los mismos. Ambos no son partes enfrentadas sino socios en una misma aventura. Por ello, es habitual, y aconsejable, que en el contrato se establezcan cláusulas denominadas “cláusulas sobre representantes”, en virtud de las cuales cada una de las partes designa un responsable del seguimiento de la operativa (responsable del contrato) con poder ejecutivo y vinculante respecto de las operaciones habituales y diarias que conlleva la actividad. También es esencial que se constituya un comité de seguimiento del contrato formado por representantes de una y otra parte, que, en reuniones periódicas –o extraordinarias–, analice y evalúe el desarrollo de la actividad contratada, solventando las pequeñas asperezas o dificultades surgidas de la operativa logística (reclamaciones, existencias o stocks, administración, etc.).

Ámbito del contrato: Resulta esencial delimitar el ámbito al que ha de ceñirse la prestación de los servicios contratados. En este sentido han de definirse con absoluta claridad, tanto los productos del usuario sobre los que se ha de ejercer la actividad logística prestada por el operador, como los puntos de recogida o de entrega de los artículos y la georreferenciación de los mismos (provincia, región, nacional, internacional, etc.).

La plataforma logística: El contrato debe reflejar específicamente quién pone a disposición la plataforma desde la cual se prestarán los servicios, así como la fórmula mediante la que aporta la misma (leasing, arrendamiento, propiedad, etc.) y dónde se van a prestar los servicios: en las instalaciones del usuario o en las del propio operador. Y, en su caso, determinar quién estará obligado a solicitar las autorizaciones, licencias…, etc, que sean necesarias para el uso y apertura.

Obligaciones del operador: La complejidad y diversidad de actividades que conlleva la actividad logística se manifiesta, fundamentalmente, en la variedad de operaciones que pueden ser desarrolladas y asumidas contractualmente por el operador en virtud de un contrato de prestación de servicios logísticos.

Fundamentalmente, y con carácter básico, podemos decir que el operador desarrolla actividades de transporte y distribución de la mercancía, depósito, operaciones de ruptura de cargas, manipulación, administración, control de existencias, preparación de pedidos e inventarios, etc. Sin embargo, no se agotan aquí las infinitas posibilidades de prestación de servicios logísticos. Así, el operador puede ofrecer, por cuenta y en favor del usuario, otros servicios tales como:

ü  Reposición de lineales o merchandising.

ü  Preparación de la documentación necesaria en función del tipo de mercancía.

ü   Etiquetado y envasado de los productos para su venta.

ü  Despacho aduanero de la mercancía.

ü  Tramitación de las reclamaciones.

ü  Reparación de la mercancía dañada.

ü  Participación en el proceso de manufactura del producto.

Régimen de responsabilidad: Las múltiples actividades que puede desarrollar el operador logístico hacen que su responsabilidad –de no existir pacto contractual en contrario– pueda verse sometida a distintos regímenes jurídicos, atendiendo al lugar donde se produjeron los daños, pérdidas, etc. Por ejemplo, durante el transporte o en el almacén.

Sin embargo, dichos regímenes legales, en la mayoría de casos, pueden ser derogados o modificados contractualmente. Resulta conveniente por lo tanto establecer un régimen uniforme, con independencia del lugar donde los desperfectos se produjeron, y que se aplique a los daños, pérdidas y/o retrasos sucedidos mientras la mercancía se encuentra bajo la custodia del operador.

Se presupone la responsabilidad del operador logístico respecto de las pérdidas, faltas, averías, daños y/o retrasos en la entrega, salvo que éste acredite que no es debido a su culpa o negligencia (denominadas ‘causas de fuerza mayor’). La responsabilidad se extiende al período durante el cual los productos se encuentran bajo la custodia del operador y respecto de actos u omisiones imputables al mismo, sus empleados, agentes, dependientes y subcontratados.

Valor de la mercancía: Asimismo de habrán de delimitar en el contrato aquellas causas por las cuales el operador no resulta responsable, que pueden tener un carácter genérico (fuerza mayor) y, además, otras propias del contrato de prestación de servicios logísticos (fallo en el sistema informático, entrega de productos caducados, etc.).

El operador logístico, en su caso, responderá del valor de la mercancía siniestrada; es decir, sin aplicación del límite señalado. Resulta esencial no obstante determinar a qué valor nos estamos refiriendo.

Suele establecerse contractualmente una franquicia a favor del operador respecto de la pérdida o falta de stock en el almacén o plataforma. Así, habitualmente se fija un límite máximo admisible de pérdidas en el stock (generalmente, un porcentaje reducido) que no es posible reclamar al operador logístico.

Dependiendo de lo acordado por las partes en el contrato, los excesos de inventario pueden de la misma forma compensarse (o no) con las pérdidas del mismo.

Confidencialidad: Partiendo del hecho de que la operativa logística implica una estrecha cooperación y compenetración entre el usuario y el operador logístico y de que el intercambio o conocimiento de determinada información sensible o de estrategias empresariales entre las partes es constante y necesaria para la buena marcha de las operaciones y, en consecuencia, para el éxito de la relación, parece conveniente el pacto de confidencialidad entre las partes y prever las consecuencias de su incumplimiento.

Gestión del personal: Éste y el régimen de responsabilidad constituyen probablemente los epígrafes esenciales de todo contrato. Dos son las circunstancias que deben preverse.

La subcontratación de empresas para la prestación de servicios logísticos puede acogerse, en algunos casos, a la  figura jurídica de la subcontrata de obras y servicios; y ello con las consecuencias que esto implica para el usuario, que pueden surgir especialmente a la terminación del contrato; cualquiera que fuera su causa, y que se encuentran en la mayoría de los casos lejos del alcance y control de las partes contractuales, y que resulta conveniente regular.

La terminación del contrato presupone que el usuario es soberano para poder contratar los servicios de otro operador logístico ó, en su caso, decida afrontar dichas necesidades con los recursos materiales y humanos de los que pudiera disponer su propia organización empresarial. Todo ello, sin perjuicio de la posibilidad de estipular que la plantilla de trabajadores adscritos a la actividad logística fueran asumidos por el usuario a la terminación del contrato; figura ésta que se tipifica como de sucesión de empresa.

Final del contrato: La finalización del contrato puede ser uno de los aspectos más complejos en la relación contractual logística; y ello no proviene de las causas usuales por las que ha de proceder dicha terminación, que no plantean particularidad alguna respecto de la forma de extinción de otras figuras contractuales (transcurso del periodo de duración establecido, desistimiento, resolución por incumplimiento, etc.), sino debido a las consecuencias que la conclusión puede conllevar. Por ello, una regulación contractual de dichas consecuencias tiene que establecerse entre las partes al inicio del contrato. Entre otras, se deben prever las siguientes:

ü  Mercancías en poder del operador.

ü  Activos e inversiones acometidas por el operador.

ü  Subrogación del cliente en los contratos del operador.

ü  Cesiones de licencia (por ejemplo: aplicaciones informáticas o software).

ü  Obligaciones fiscales, administrativas, civiles, etc.

ü  Plataforma logística.

ü  Personal (riesgos de sucesión de empresa).

ü   Indemnizaciones.

Resolución de conflictos: La reiterada complejidad del contrato de prestación de servicios logísticos –en especial, en aquéllos en los que dicha dificultad se agrava por el peso del componente económico- contable (contratos con sistemas de remuneración variable) – aconseja que desde el inicio las partes articulen los mecanismos necesarios para la resolución de conflictos.

En este sentido, siguiendo la práctica anglosajona, cada vez es más habitual encontrar en los contratos logísticos estipulaciones relativas al establecimiento de un mecanismo privado extrajudicial, normalmente con la involucración de los más altos directivos de las entidades, bien con intervención institucional, bien entre las partes privadas sin intervención de institución alguna, por un periodo de tiempo determinado, en el que se intente el concierto antes de acudir a otros ámbitos jurisdiccionales.

También resulta conveniente para el éxito de los mecanismos extrajudiciales y, posteriormente, en el ámbito jurisdiccional, que las partes hayan acordado, sobre todo en aquellos contratos de aplicación internacional o multijurisdiccional, cuál ha de ser el marco de ley aplicable al contrario para todas aquellas cuestiones que no se encuentren expresamente previstas en el contrato, lo que redundará en una uniformidad de criterio e interpretación o, cuanto menos reducirá notablemente la incertidumbre.

Por último, también es conveniente establecer el ámbito jurisdiccional al que las partes someterán sus diferencias en caso de verse abocadas a acudir al auxilio judicial o arbitral.

Pago de los servicios: Es la contraprestación que el usuario abona al operador logístico por la prestación de los servicios acordados y, por lo tanto, la obligación más importante del cliente.

Como en la mayoría de los contratos, el precio puede ser libremente estipulado por las partes, siendo especialmente importante, dada la complejidad de estos contratos, que tanto el precio como el método de remuneración ( instrumentación y procedimientos bancarios) quede fijado desde un principio desde el inicio del mismo y en fases posteriores. Los sistemas habituales de pago que encontramos en cualquier contrato logístico son:

ü  Sistema fijo de remuneración:

o    Modelo de precio unitario o transaccional.

o    Modelo de coste basado en actividad.

ü  Sistema variable de remuneración:

o    Open book cost plus.

o    Gain sharing.

También resulta conveniente fijar las bases y criterios para la revisión del sistema de remuneración o tarifación, en función de variables logísticas o volúmenes (mínimos, bandas y tolerancias), así como concretar determinadas provisiones que prevean la posibilidad de la renegociación de precios.

Trabajo en exclusiva: Las partes pueden estipular en el contrato la exclusividad del operador, del usuario o bien las dos, limitando la misma a aquellos productos a los que el contrato de prestación de servicios logísticos se refiere y al ámbito territorial donde han de prestarse dichos servicios.

Se trata de una cláusula que, sin embargo, entendemos que debe sopesarse adecuadamente por ambas partes ya que la exclusividad por si misma no significa ninguna ventaja. Al contrario, puede constreñir o dificultar los cambios de estrategia empresarial y planes de futuro al quedar las partes vinculadas por el pacto.

Seguros en la Logística: Las partes habrán de determinar con precisión cuáles son los seguros que hay concertar si bien, con carácter general, éstos han de ser, al menos, los siguientes:

ü  Seguro de daños a la mercancía durante su transporte.

ü  Seguro de daños a la mercancía en almacén (con cobertura, en su caso, de robo, incendio, etc.).

ü  Seguro de responsabilidad civil.

ü  Seguro de responsabilidad derivada de daños por productos defectuosos.

Con relación a los seguros de la mercancía en tránsito y en almacén habrá de fijarse por las partes, no ya sólo su extensión y condiciones de cobertura (todo riesgo, franquicia, etc.) sino, lo que es más importante, quién ha de contratar el mismo.

Lo que se pretende con el seguro es trasladar a una tercera parte, ajena a la relación contractual originaria, las consecuencias patrimoniales que se derivan de un error, omisión o incumplimiento por las partes, de modo que es prioritario determinar quién suscribe el seguro y, en el caso de que sea el propio usuario, tener en cuenta que, producido un daño, el asegurador indemnizará al asegurado (usuario), subrogándose en los derechos de éste; lo que significa que, salvo acuerdo expreso en la póliza de contrato de seguros mediante el cual se exonere al operador, el asegurador podrá reclamar a éste lo indemnizado a su asegurado (usuario). De forma que sería el operador quien en última instancia asumiría dichas consecuencias patrimoniales (el importe del siniestro).